Saiba abaixo quais as principais dicas para gestão de equipes em home office e como nosso software pode lhe ajudar nesta tarefa.

1. Avaliação dos sistemas de suporte e integração das ferramentas de software

A maioria das organizações só descobrem que seus sistemas e ferramentas não estão bem integrados, quando os funcionários remotos encontram gargalos quando trabalham fora do local. Uma equipe em trabalho remoto apresenta diferentes padrões de trabalho e uso de sistemas. São os trabalhadores remotos que podem descobrir sistemas e processos mal integrados que prejudicam a produtividade. Isso pode ser na forma de problemas de acessibilidade devido à largura de banda da VPN, problemas de usabilidade com aplicativos que não funcionam bem fora do firewall ou simplesmente ferramentas de software de colaboração ineficazes.

Geralmente os funcionários remotos configuram seu sistema de escritório em casa, incluindo o download dos aplicativos de negócios que usam, e descobrem que esses aplicativos são lentos para carregar, às vezes nem funcionam ou precisam de permissões adicionais de acesso, o que diminui a produtividade. Na maioria das vezes, os funcionários remotos usarão mais aplicativos em nuvem que não são suportados pela organização em um esforço para simplesmente realizar seu trabalho.

Existem ferramentas que ajudam a descobrir onde existem sistemas e processos ineficientes. O Monitoo, pode fornecer percepções de dados do usuário para ajudar a localizar onde os funcionários estão travando e como pode resolver gargalos para realizar o trabalho. Podendo identificar quais aplicativos de negócios estão realmente sendo usados, e quais podem ser eliminados para agilizar as operações.

2. Reformule as políticas operacionais para incluir as considerações do Home Office

Muitas empresas possuem políticas informais de Home Office e aplicativos de comunicação padrão são usados ​​sem ajustes para se adequar aos trabalhadores externos. Nas estatísticas de teletrabalho de 2019 da Owl Labs, os maiores desafios que os trabalhadores remotos enfrentam durante as reuniões híbridas são interrupções e conversas (67%) e problemas de TI durante as reuniões (59%). Uma reclamação comum feita por trabalhadores remotos que usam Go-To-Meeing, WebEx, Zoom, etc. é a prevalência de conversas “laterais” na sala, tornando difícil ouvir, decifrar ou interpretar informações importantes que são compartilhados.

Outra área é uma transição lenta para a digitalização da papelada e a centralização das comunicações. Esse é um problema, pois normalmente são necessários novos softwares e implementações de fluxo de trabalho que podem não ter existido anteriormente. A utilização de plataformas de comunicação e colaboração de projeto como Slack, Jira e Github pode ajudar a modernizar processos de maneira remota e encorajar os funcionários a serem mais flexíveis na forma como trabalham com colegas locais e externos.

3. Rastreio da produtividade para entender como o trabalho é concluído

O Home Office aumentou o foco na necessidade de monitorar a produção e garantir a produtividade entre as equipes. É cada vez mais importante obter respostas sobre "como você trabalha?" em vez de “você está trabalhando?”. Rastreio da produtividade por meio de sincronizações regulares de equipe, reuniões de check-in 1: 1 e assim por diante, são utilizados pelas empresas para manter informações dobre o andamento dos projetos e garantir que o foco dos funcionários nas prioridades.

Na pesquisa anual da Flexjobs , 65% dos trabalhadores remotos disseram que são mais produtivos em um escritório doméstico do que em um escritório tradicional. Embora existam muitos outros estudos que confirmam essa crença, analisar a produtividade dos funcionários é complicado e rastreá-lo tem sido um mistério. A definição de produtividade varia por organização, setor, departamento e até mesmo entre funções individuais. você pode ter dúvidas sobre como o tempo é gasto quando os funcionários estão fora de vista, como é o caso dos trabalhadores remotos.

4. Evite riscos de segurança cibernética de dispositivos de perímetro aberto

Com a crescente onda de trabalho em home office expandiu o perímetro de segurança além do que muitas organizações podem lidar com eficácia. A segurança da rede interna de uma organização é tão importante quanto proteger o firewall externo contra-ataque cibernéticos. Funcionários remotos, contratados, autônomos e fornecedores terceirizados têm acesso ao IP de uma organização, dados de clientes e outras informações confidenciais como parte da condução de negócios de rotina. As organizações implementam políticas e protocolos de segurança com empenho para proteger os dados, mas surge a complexidade com a identificação de ameaças internas e o manuseio negligente de dados confidenciais. De acordo com um relatório por Shred-it, 47% dos líderes empresariais disseram que um erro humano causou uma violação de dados em sua organização. Isso aumentou a necessidade de enfrentar esses desafios exclusivos de frente com abordagens mais dinâmicas.

Um dos desafios comuns na detecção de violações é determinar não apenas o que aconteceu e como aconteceu, mas qual era a intenção. Normalmente, durante as atividades diárias, os funcionários compartilham informações e, inadvertidamente, compartilham informações confidenciais que, em seguida, são transmitidas por meio de rastreamentos de e-mail e ferramentas de mensagens. A prática é bastante comum, mas não intencionalmente viciosa.

5. Eliminar o desgaste do funcionário por conta de problemas de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Trabalhar remotamente pode facilmente se traduzir em muitas horas de trabalho, pois os funcionários remotos alternam com mais frequência entre as prioridades pessoais e de trabalho ao longo do dia. Em um estudo da PWC sobre o futuro do trabalho, mais da metade dos entrevistados concorda plenamente que buscam o equilíbrio entre vida pessoal e profissional - mas apenas 34% afirmam que o alcançaram. É comum ouvir funcionários que trabalham home office falarem sobre como eles amam a flexibilidade de trabalhar em casa ou de qualquer lugar, mas eles sabem que trabalham mais horas para se manterem focados e encaixar tudo. Certas funções exigem a colaboração com equipes diferentes, global, fusos horários geográficos, exigindo mais horas de trabalho ao longo do dia. Isso pode incluir estar disponível para participar de reuniões e chamadas de videoconferência a qualquer horário. Isso pode ser difícil de navegar, pois os trabalhadores remotos lutam para manter suas vidas pessoais e alcançar um equilíbrio ideal entre trabalho / vida pessoal. 

É comum que os trabalhadores remotos não desliguem e trabalhem muitas horas, o que às vezes pode ir longe demais e impedi-los de alcançar um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal. Existem ferramentas para ajudar esses trabalhadores não apenas a controlar suas horas, mas a compreender como trabalhar de maneira mais inteligente e obter os mesmos resultados em menos tempo.

Agora é só colocar em prática nossas dicas para gestão de equipes em home office!

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