O home office já é realidade em algumas profissões. Para quem é dono de negócio ou empreende sozinho, também pode ser uma possibilidade – ou até mesmo necessidade. Mas como aproveitar os benefícios desse modo de trabalhar – como a economia de tempo com deslocamentos – sem deixar que a produtividade caia (afinal, a TV está sempre por perto pedindo para ser ligada)? Neste artigo daremos algumas dicas para ser mais produtivo no trabalho.

Depois de algum tempo trabalhando em funções gerenciais na indústria gráfica, o americano Jeff Haden começou a atuar como ghost writer – “escritor fantasma”, que escreve textos ou livros para marcas ou pessoas de maior notoriedade publicarem.

A evolução desta frente de trabalho exigiu dele uma escolha, já que não era possível dar conta de tudo. Ele seguiu a carreira de escritor, criou sua própria empresa e seu novo escritório passou a ser sua própria casa – algo que décadas atrás ainda era visto com bastante descrédito.

“Quando deixei meu emprego corporativo para iniciar meu próprio negócio, havia um estigma sobre home offices. Recepcionistas virtuais, escritórios virtuais, qualquer pessoa que trabalhava dessa forma fazia de tudo para fazer parecer que eles tinham um escritório ‘real’, e não trabalhavam de casa”, diz Haden.

Hoje, tal impressão não existe mais. Mas há, por outro lado, o problema do gerenciamento do tempo. Então, para quem ainda tem dificuldades em ser produtivo trabalhando em casa, o escritor, que hoje tem dezenas de livros publicados e também atua como palestrante, listou algumas dicas, confira:

1. Tenha uma agenda – e compartilhe-a com todo mundo
Para Haden, as constantes interrupções são as verdadeiras inimigas do trabalho em casa. “Quando se trabalha no lar, família e amigos podem ser as principais fontes de distração”, lembra.

Por isso, diz, o passo inicial deve ser montar uma agenda que delimite o horário de trabalho e informar às pessoas quando não deseja ser interrompido. “Não suponha que as pessoas irão automaticamente respeitar o fato de que você está trabalhando de casa. Elas não irão. Então ajude-as a entender”.

2. Invista nas suas condições de trabalho
Trabalhar em casa provavelmente significa passar muito tempo sentado à frente de um computador. Por isso, o especialista aconselha o empreendedor que invista nos materiais que o cercam – ter uma cadeira ergonômica e confortável, além de um bom computador, é fundamental. “Quando se está desconfortável, é muito difícil ser produtivo.”

Em outras coisas, o dinheiro pode ser economizado. Talvez você trabalhe bem na mesa de jantar e não precise montar um escritório próprio. O importante é ver os materiais fundamentais como um investimento, e não um mero gasto.

3. Divida seu dia em pedaços
Ficar tempo demais se dedicando a uma mesma atividade pode gerar desconcentração e cansaço. Por isso, Jeff Haden diz dividir o dia dele em blocos de uma hora e meia a duas horas, descansando em seguida por 15 a 20 minutos.

Se em cada um desses blocos for possível resolver uma importante tarefa, você terá dado conta de pelo menos quatro importantes atividades a cada dia de trabalho.

4. Agende descansos
As pequenas pausas de 15 minutos, no entanto, não são o suficiente no home-office, assim como no trabalho “comum” não há como trabalhar saudavelmente por oito ou dez horas a fio. “Marque um horário de almoço. Estipule descansos. Do contrário, você vai ver seu dia escapar de você, assim como suas oportunidades para recarregar as baterias”, explica.

Também é importante planejar essas pausas. Uma caminhada, um pequeno lanche, um tempo com os pets. Não adianta parar de trabalhar só para ficar planejando as tarefas seguintes. “A melhor recuperação é a recuperação ativa”, lembra o escritor.

5. Tire as notificações do celular
É ilusório achar que se pode ficar longe do smartphone enquanto trabalha. Mas você pode, ao menos, impedir que muitas distrações apareçam por meio dele. “Se você precisa resolver coisas, desligue qualquer elemento digital que possa te interromper. Então, quando terminar, confira o que você perdeu durante esse tempo”, recomenda Haden.

6. Crie uma rotina
Trabalhar em casa pode ser libertador no início, já que não há chefe pressionando ou muito falatório em volta. Mas também pode se tornar opressor se você não cria seus próprios hábitos e se perde com facilidade entre suas próprias tarefas.

Por isso, o empreendedor aponta a importância de “tomar vantagem do fato de não ter uma estrutura imposta a você para criar uma rotina que lhe seja mais produtiva”.

Uma forma recomendável de fazer isso, afirma Haden, é usar o sistema “resolva problemas de uma vez”, criado por David Allen resolver o máximo possível de tarefas diárias. Mas há outros modelos à disposição. O importante é achar uma rotina que se encaixe ao seu modo de trabalhar e gere bons resultados.

7. Organize seu espaço de trabalho ao menos uma vez por semana
Se mesas de escritório já ficam bagunçadas facilmente, imagine em casa, onde os pertences pessoais muitas vezes se misturam aos profissionais. Para Haden, trabalho produtivo só acontece em ambientes produtivos. “Limpe, limpe, e limpe mais”, recomenda.

8. Planeje o dia seguinte durante a noite
Para começar um dia de trabalho bem, é possível ter ele bem preparado. E só se faz isso, afirma o escritor, planejando-o durante a noite. Não que se deva trabalhar o tempo todo, mas convém ao menos fazer uma lista das próximas tarefas e revisar seu trabalho do dia após o expediente.

“Eu sempre pego uma tarefa importante que ainda tenho a finalizar e coloco na frente de outras. Às vezes planejar isso leva uma hora, às vezes menos de 20 minutos. Independentemente disso, tirar um item importante da lista deixa um ar muito agradável para o restante do dia”, explica.

9. Invista nas manhãs
Cumprindo o passo anterior, você estará pronto para este. Que é, basicamente, tirar da frente o que há de mais importante logo cedo. “Não tente suavizar suas manhãs. Não é hora de ‘ter um tempo para mim (e dormir está incluído nisso)”, alerta Jeff Haden.

No caso dele, o processo de levantar da cama e estar pronto para trabalhar leva cerca de 15 minutos. Nem mesmo checar os e-mails antes é necessário. “Eu termino a coisa importante que planejei na noite anterior, e só então farei o resto”, diz.

10.  Veja seu escritório pessoal como uma vantagem competitiva
Separando bem suas atividades pessoais das profissionais, sua rotina em home-office tende a ser mais produtiva que a convencional, segundo o especialista. Afinal, quem mais consegue escolher a hora que vai fazer determinada tarefa, sem ninguém por perto perturbando?

Aproveite isso para, dependendo da sua função, cumprir melhor as exigências de parceiros comerciais, entregando as coisas antes, trabalhando quando os competidores não estão dispostos, e reduzindo a burocracia.

Você pode trabalhar de acordo com seus próprios termos, e isso pode ser não só eficiente, mas também prazeroso.

Agora é só colocar em prática todas as dicas para ser mais produtivo no trabalho que te apresentamos nesse artigo.

Quer conhecer mais sobre o Monitoo e medir a produtividade de seus colaboradores? Acesse www.monitoo.com.br e entre em contato com a gente!