Com o aumento do trabalho remoto e da necessidade de gerenciar equipes que trabalham de casa ou em locais diferentes, o uso de software de monitoramento de funcionários tornou-se cada vez mais comum. No entanto, o uso desses softwares pode levantar questões de privacidade e ética. Por isso, é importante usar esses softwares de maneira responsável e transparente, neste artigo você encontrará dicas para utilizar software de monitoramento de funcionários.

Entendendo que a implantação de um software de monitoramento de funcionários pode aumentar as tensões no local de trabalho, tente seguir as recomendações que ajudarão a reduzir os possíveis efeitos negativos:

• Considere a implementação de um software de monitoramento de funcionários apenas como uma atividade positiva, necessária para melhor organizar e gerenciar o fluxo de trabalho de sua empresa, bem como determinar meios para alcançar um desempenho superior. Não tome isso como uma chance de punir alguém e de forma alguma como uma possibilidade de invadir a privacidade de seus funcionários.

• Torne o monitoramento o mais transparente possível para que seus funcionários entendam que o software de monitoramento de funcionários visa rastrear o fluxo de trabalho e não eles pessoalmente. Para esse fim, você pode compartilhar relatórios agregados fornecidos pelo software com sua equipe – isso mostrará claramente estatísticas úteis coletadas, mas essas estatísticas não se referirão a indivíduos nomeados.

• Evite monitoramento secreto – isso pode ser ilegal e antiético. Embora em muitas jurisdições você tenha permissão para usar software para monitorar a atividade do computador do funcionário sem seu conhecimento e consentimento, é mais ético informar sua equipe sobre a vigilância. Além disso, você não pode ter certeza de que ninguém jamais saberá sobre o monitoramento. A revelação desse fato levará a uma forte deterioração do moral de sua empresa e pode até resultar em uma fuga de cérebros. Por outro lado, ao informar seus funcionários que você vai monitorar o computador e as atividades deles, você pode obter mais compreensão e maior motivação para trabalhar mais – esse não é seu principal objetivo a longo prazo?

• Leve em consideração os desejos e sugestões de seus funcionários quanto aos métodos de monitoramento e sua implementação. Existe uma grande variedade de softwares de monitoramento de funcionários e diferentes programas têm recursos diferentes – desde a captura de teclas e capturas de tela até o monitoramento de atividades em vários aplicativos. Faz sentido discutir os recursos e funções do software de monitoramento de funcionários que você vai implantar e, em seguida, obter o feedback de seus funcionários. Se você considerar a opinião deles, poderá tornar a implementação mais eficaz e indolor.

• Concentre-se em acompanhar os resultados em vez das atividades. Vale a pena dar uma bronca no seu funcionário só porque você analisou o histórico de acessos, provando que ele leu notícias por 15 minutos, desde que o funcionário tenha cumprido totalmente as tarefas atribuídas a ele? Talvez seja melhor permitir que sua equipe relaxe um pouco, quando seu trabalho terminar. A história é bem diferente quando um funcionário falha em executar suas tarefas em tempo hábil – nesse caso, vale a pena focar suas analises nos históricos de acessos para entender o que o distrai de fazer seu trabalho.

Sempre siga as linhas de correção ao expressar suas observações sobre os resultados do monitoramento da atividade do computador. Os membros da sua equipe apreciarão que você fale de maneira educada e construtiva, em vez de gritar e ser agressivo com eles - mesmo que você tenha motivos para estar zangado. O uso de software para monitorar funcionários é um assunto delicado, portanto, não o amplie sendo muito emocional.

Ao atribuir tarefas ou dar instruções de trabalho, chame a atenção de seu pessoal para os recursos de software que você pode usar com o objetivo de monitorar seu desempenho e conformidade. Deixe-os estar cientes das consequências de suas ações – isso irá encorajar sua atitude responsável para com as tarefas e instruções especificadas. É sempre melhor usar as possibilidades de monitoramento da atividade do computador para prevenir problemas do que para punir os autores dos problemas.

Não se esqueça que você decide monitorar a atividade do seu pessoal com um determinado objetivo e que a vigilância não é um fim em si. Se você ou seu gerente de RH passam dias sem fazer nada além de olhar para telas, e-mails, bate-papos e histórico de navegação nos computadores de sua equipe, talvez você tenha entendido errado o software de monitoramento de funcionários.

Como acompanhamento do ponto mencionado acima, certifique-se de que sua atividade de vigilância seja regular e seletiva. Quando seus funcionários sabem que seus computadores são monitorados regularmente, isso os manterá alertas. No entanto, você ficará inundado de informações, a menos que use algum tipo de abordagem seletiva.

Explique seu propósito de usar o software de monitoramento de funcionários, deixando claro para qualquer membro da equipe. Aumentar a produtividade, reduzir custos, melhorar as condições de trabalho por meio de distribuição mais equitativa de tarefas e remuneração mais razoável – na verdade, esse tipo de software ajuda a atingir múltiplos objetivos, úteis tanto para o dono da empresa quanto para os funcionários.

Observe que a autodisciplina da equipe é a melhor opção de controle; portanto, incentive-a e transfira a responsabilidade para sua equipe.

Não seja muito exigente e dê um tempo para sua equipe. Não é o fim do mundo se seu funcionário passa um minuto a mais na Internet compartilhando as fotos de seus filhos ou digita relatórios mais lentamente do que o normal. Você também é humano, não é? Tire conclusões e implemente medidas somente se tais ações forem sistemáticas.

Fale sobre os resultados negativos e positivos do monitoramento da atividade do computador do funcionário. Não é a melhor motivação para sua equipe ouvir apenas sobre suas falhas. Elogie e incentive os funcionários que comprovaram sua eficácia e comprometimento com as instruções de trabalho de sua empresa. Deixe sua equipe entender que você monitora a atividade do computador e da Internet não apenas para puni-los, mas também para recompensá-los.

Em resumo, o uso de software de monitoramento de funcionários pode ser uma ferramenta útil para gerenciar equipes remotas, mas é importante usá-lo de forma responsável e transparente. Com a comunicação clara e a definição de políticas adequadas, você pode garantir que seus funcionários se sintam confortáveis e confiantes no uso do software.

Agora que você já sabe de algumas dicas para utilizar software de monitoramento de funcionários, conheça o Monitoo e suas funcionalidades.

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