Vamos falar nesse artigo sobre algumas dicas de como fazer a gestão de tempo no trabalho ou mesmo na sua via cotidiana para obter os resultados desejados, e ainda haja tempo para você descansar, fazer uma academia ou, se precisar, partir para outras tarefas.

Assim sendo, aqui vão algumas sugestões de como administrar o tempo:

1. Reduza as distrações

Para ter uma melhor organização pessoal e gestão do tempo, gaste menos tempo com distrações como WhatsApp, redes sociais e até leitura indiscriminada de e-mails ao longo do dia.

Um truque é desativar as notificações de mensagens telefônicas e alertas de e-mail e reservar um ou dois minutos ao longo do dia para verificar mensagens, e-mail ou mídia social. Se você é "viciado" em seu celular, sugiro que se esforce para se livrar desse hábito, pois além de prejudicar seu horário, esse hábito também afetará sua saúde.

2. Planejamento e revisão semanal

Para começar a semana com um planejamento, gerenciar melhor o tempo e ser mais produtivo, reserve um tempo a cada semana para planejar as atividades da semana e analisar questões em aberto, projetos pessoais e até mesmo profissionais em espera.

Se necessário, o plano semanal pode ser modificado à medida que a semana avança.

3. Crie uma agenda

É necessário ter uma agenda onde você possa ver seus compromissos do dia, da semana ou até do mês.

Use uma agenda de papel ou eletrônica, ou mesmo uma planilha de gerenciamento de tempo, para organizar melhor suas tarefas e prazos para concluí-las.

Existem várias ferramentas para ajudá-lo a fazer isso. Portanto, não importa onde esteja, poderá encontrar rapidamente tudo o que planejou para o próximo ano, compromissos assumidos.

Mais uma coisa: olhe essa agenda todas as manhãs ou no final do dia anterior (de preferência) já veja sua agenda do dia seguinte.

4. Tire as pendências da cabeça

Anote as perguntas não respondidas para não perder tempo pensando nelas - o que pode atrapalhar muito a sua produtividade - e escolha um horário para resolvê-las. Esses "suspensos" estão ocupando um espaço importante no cérebro, esgotando o cérebro e consumindo muita energia.

Fazendo uma analogia, é como se seu telefone estivesse sempre procurando por um sinal Wi-Fi. Descarrega a bateria, não é?

Para fazer isso - tirar as perguntas sem resposta da cabeça - você pode usar uma agenda de papel, seu celular, criar um grupo de WhatsApp só com você ou até mesmo um app - por exemplo,  o To Do, mas existem vários outros aplicativos.

5. Faça agora, não deixe para amanhã

Quando surge uma tarefa que requer um curto período de tempo – como enviar um e-mail urgente – ela é feita na hora. Chama-se "sem procrastinação". Se demorar muito, planeje. Veja quanto tempo levará e planeje alguns dias ou um período para resolver o problema. Assim você ganha tempo otimizado!

Não deixe para depois, ou pode virar mais um item inacabado da sua lista de urgências.

6. Mantenha o foco

Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e termine uma tarefa de cada vez. Um estudo do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres comprovou que a multitarefa pode reduzir a produtividade em até 40%.

É a mesma história de "dirigir" e atender o telefone, a atenção se distrai, alguma parte do que está sendo executado se perde. Nesse caso, o foco no trânsito – que certamente era uma prioridade digna na época – ficou comprometido.

Dito isso, apesar da ilusão mental de que você está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, saiba que cada tarefa vai acabar demorando mais para ser concluída do que se fosse feita individualmente.

7. Saiba priorizar

Analise suas tarefas do dia e siga seu plano. Além disso, pense nas prioridades: saiba diferenciar entre urgente e importante, importante e não urgente, e veja se você não classificou algo como “urgente e não importante” e sair correndo ou colocando foco em algo que não deveria.

Estudos mostraram que a maioria das pessoas passa a maior parte do tempo fazendo coisas "importantes e urgentes", conhecidas como "combate a incêndios" - ou seja, estão sempre apagando incêndios. Para uma boa gestão do tempo e produtividade, o ideal é gastar cerca de 70% do seu tempo com coisas “importantes e não urgentes”. Sinais de planejamento, organização, produtividade e eficiência.

8. Gerencie seu tempo

Cuidado com os pedidos de atenção de "1 minuto" de outras pessoas! Essas demandas são verdadeiras armadilhas para a gestão do tempo e a organização do trabalho.

Esse prazo nunca é real e pode consumir preciosos 30 ou 40 minutos do seu tempo que você não teria de outra forma. Organize conversas, revise sua agenda e veja onde você tem lacunas que não atrapalham seus planos.

E ai o que achou? Agora é só colocar em pratica todas as dicas de como fazer a gestão do tempo no trabalho que te passamos com esse artigo.

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