Selon une étude réalisée par Triad PS, un inquiétant 74 % des professionnels brésiliens perdent au moins deux heures par jour sans accomplir d'activités productives. Cette période d'inactivité comprend des actions telles que la traditionnelle "pause café", de petites sorties pour régler des affaires personnelles et des conversations inutiles entre collègues.

Le résultat de cet excès de temps oisif chez les employés est une chute marquée de la productivité, ce qui compromet les gains financiers de l'entreprise et la rend plus vulnérable face à la concurrence féroce du marché. Les données publiées par le Conference Board en 2016 révèlent que la productivité moyenne des travailleurs brésiliens équivaut à seulement 25 % de celle observée aux États-Unis, une disparité alarmante causée non seulement par des lacunes dans les infrastructures, mais aussi par une gestion inefficace des équipes.

Les causes de l'inactivité

Pour éliminer le temps perdu et maximiser la force de travail, il est crucial de diagnostiquer les raisons pour lesquelles votre équipe n'est pas pleinement exploitée. Explorons quelques-unes des principales causes de ce phénomène :

Mauvaise gestion des équipes

L'une des principales sources d'inactivité réside dans la répartition inégale des tâches parmi les membres de l'équipe. Lorsque certaines personnes sont surchargées tandis que d'autres restent inactives, un déséquilibre se crée, nuisant à la productivité globale. Cette défaillance dans la gestion des projets est souvent à l'origine de divers problèmes organisationnels, tels que l'augmentation de l'absentéisme, la détérioration du climat de travail et l'élévation des taux de roulement du personnel.

Dimensionnement inadéquat des ressources humaines

Certaines entreprises emploient plus de personnes qu'elles n'en ont réellement besoin, créant ainsi une situation d'inactivité collective. Il est crucial d'évaluer correctement la demande de travail pour éviter le gaspillage de ressources en salaires, préserver la santé financière de l'organisation et maintenir la motivation de l'équipe. Les professionnels qui ne se sentent pas utiles ou mis au défi ont tendance à se désengager émotionnellement de l'entreprise.

Sous-utilisation des talents individuels

De nombreux professionnels possèdent des compétences supérieures à celles perçues par leurs gestionnaires. Avec le temps, ces employés peuvent développer une plus grande rapidité dans l'exécution des tâches, les accomplissant en moins de temps que prévu, ce qui crée initialement de l'inactivité et, par la suite, de la démotivation.

Comportement inapproprié des employés

Malheureusement, certaines causes de l'inactivité au travail proviennent de l'attitude des professionnels eux-mêmes, qui esquivent délibérément leurs obligations en étant en retard, en allant trop souvent aux toilettes, en engageant des conversations inutiles et d'autres comportements inappropriés.

Stratégies pour combattre l'inactivité

Maintenant que nous comprenons les principales causes de l'excès de temps oisif des employés, explorons quelques stratégies efficaces pour lutter contre ce problème :

Utilisez des logiciels de surveillance de la productivité

Comme mentionné précédemment, "ce qui ne se gère pas ne se mesure pas, et ce qui ne se mesure pas ne se contrôle pas". Dans de grandes équipes, il est pratiquement impossible de surveiller simultanément les ordinateurs de chaque professionnel. Il est donc essentiel de disposer d'un logiciel qui collecte des données et montre les applications et sites utilisés par votre équipe, fournissant des graphiques et des rapports de productivité individuels.

Analysez les données pour identifier les causes de l'inactivité

En analysant les graphiques et rapports générés par le logiciel de surveillance, vous pourrez identifier si l'inactivité affecte toute l'équipe ou seulement certains employés spécifiques. Cette analyse vous permettra de déterminer si les causes sont dues à une mauvaise répartition des tâches, à des démotivations individuelles ou à d'autres facteurs.

Établissez des objectifs de productivité en collaboration avec l'équipe

Dans de nombreuses entreprises, la fixation d'objectifs irréalistes est l'une des principales causes de démotivation, de maladies professionnelles et de démissions. Il est recommandé de définir des objectifs en collaboration avec vos employés, en basant vos arguments sur les résultats de performance enregistrés par les logiciels de surveillance. De cette façon, il est possible de trouver le juste milieu en matière de productivité et de lutter contre l'inactivité de manière collaborative.

Mettez en place un système de rotation des postes

Si vos employés sont condamnés à l'ennui de la sur-spécialisation, il sera plus difficile de les déplacer vers d'autres fonctions en cas d'inactivité, car ils ne savent effectuer qu'une seule activité. Pour éviter ce problème, travailler avec la rotation des postes dès l'entrée du salarié dans l'entreprise est extrêmement utile, en le transformant en un professionnel plus polyvalent, capable d'assumer de nouvelles responsabilités selon les besoins.

Anticipez les tâches administratives en suspens

Il y a toujours un ensemble de tâches administratives en suspens, telles que l'inventaire, la réorganisation des fichiers et la mise à jour des contacts des clients. Ces activités peuvent être anticipées par les employés sous-utilisés, évitant ainsi l'inactivité et gardant l'équipe occupée.

Maintenez un dialogue ouvert avec l'équipe

Après chaque nouvel objectif établi ou réorganisation des départements/activités, il est essentiel de maintenir un dialogue ouvert avec vos employés, cherchant à détecter d'éventuelles démotivations et à mettre en œuvre des stratégies pour redonner de l'enthousiasme à vos collaborateurs, telles que des changements dans la politique de récompenses, des voyages incitatifs, des cours de formation, et d'autres initiatives.

L'importance de la gestion de la demande dans le BackOffice

L'excès de temps oisif des employés, dans de nombreux cas, est la conséquence d'une mauvaise gestion de la demande dans le BackOffice. Comprendre et appliquer les principes d'une gestion efficace de la demande est essentiel pour éviter ce problème et maximiser la productivité de votre équipe. Ne manquez pas de consulter l'article "Les 6 secrets de la gestion de la demande en BackOffice" pour obtenir des idées précieuses sur ce sujet crucial.

Maintenant que vous disposez de stratégies efficaces pour lutter contre l'inactivité, n'hésitez pas à partager vos expériences et opinions dans les commentaires ci-dessous. Ensemble, nous pouvons construire des équipes plus engagées et productives, favorisant le succès de nos entreprises.

Monitoo : La solution intelligente pour gérer la productivité

Dans le contexte commercial actuel, la recherche de solutions innovantes pour optimiser la productivité des équipes est essentielle. C'est dans ce contexte que Monitoo se distingue comme un outil puissant et efficace pour la surveillance et la gestion des performances des employés.

Qu'est-ce que Monitoo ?

Monitoo est un logiciel de surveillance de la productivité qui offre des fonctionnalités avancées pour suivre et analyser le comportement des employés pendant les heures de travail. Avec une interface intuitive et des fonctionnalités robustes, cette solution permet aux gestionnaires d'obtenir des informations précieuses sur l'utilisation du temps et des outils par leur équipe.

Avantages de Monitoo

En mettant en œuvre Monitoo dans votre organisation, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages significatifs :

• Surveillance en temps réel : Suivez les activités de vos employés en temps réel, en identifiant rapidement tout écart de productivité ou comportement inapproprié.
• Rapports détaillés : Obtenez des rapports complets et personnalisés sur l'utilisation du temps, les applications utilisées, les sites visités et bien plus encore, permettant une analyse approfondie des performances de l'équipe.

• Augmentation de la productivité : En identifiant et en corrigeant les zones d'inactivité, vous pouvez maximiser la productivité de votre équipe, améliorant ainsi l'efficacité et les résultats globaux de l'entreprise.
• Gestion efficace des ressources : Avec des informations précises sur l'utilisation des ressources, vous pouvez répartir les tâches de manière plus équilibrée, évitant à la fois l'inactivité et la surcharge de travail.
• Transparence et responsabilité : Monitoo promeut la transparence et la responsabilité au sein de l'équipe, encourageant un environnement de travail plus concentré et productif.

Fonctionnalités avancées de Monitoo

Monitoo est doté de fonctionnalités puissantes qui facilitent la gestion efficace de la productivité :

• Suivi des activités : Surveillez en détail les activités réalisées par les employés, y compris les applications utilisées, les sites visités, les documents consultés, et bien plus encore.

• Contrôle de l'accès aux sites web : Bloquez ou restreignez l'accès aux sites non liés au travail, minimisant les distractions et augmentant la concentration.
• Analyse de la productivité : Utilisez des indicateurs et des métriques personnalisés pour évaluer la productivité individuelle et celle de l'équipe dans son ensemble.
• Intégration avec d'autres outils : Monitoo peut être facilement intégré à d'autres solutions de gestion d'équipe, offrant une vision centralisée et complète.

Avec Monitoo, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour identifier et atténuer l'excès de temps oisif des employés, maximiser la productivité et stimuler le succès de votre entreprise.
 

Adopter Monitoo dans votre organisation

La mise en œuvre de Monitoo dans votre organisation est un processus simple et direct. Suivez ces étapes pour commencer :

1. Évaluation initiale : Réalisez une évaluation préliminaire des besoins de votre équipe et identifiez les principales zones d'inactivité ou d'inefficacité.
2. Installation et configuration : Installez Monitoo sur les ordinateurs de votre équipe et configurez-le selon vos objectifs de productivité.
3. Formation de l'équipe : Familiarisez vos employés avec les fonctionnalités et les avantages de Monitoo, en expliquant comment cet outil contribuera à améliorer leur productivité et leurs performances.
4. Surveillance continue : Utilisez Monitoo pour surveiller en continu les performances de votre équipe et identifiez rapidement toute zone nécessitant des ajustements.
5. Analyse et ajustements : Analysez régulièrement les rapports et les indicateurs de productivité fournis par Monitoo, et apportez des ajustements en fonction des besoins changeants de votre entreprise.
    

Conclusion

Avec Monitoo, vous pouvez transformer votre organisation en un environnement de travail plus productif, où les employés sont motivés, engagés et orientés vers l'excellence. Adoptez Monitoo dès aujourd'hui et découvrez comment cette solution innovante peut faire toute la différence pour le succès de votre entreprise.